Microsoft Dynamics 365 Sales: Anrufer in Webex erkennen
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Ruft jemand an, dessen Rufnummer in Microsoft Dynamics 365 Sales steht, nennt die Webex-Seitenleiste seinen Namen – noch bevor Sie abheben. Nachgeschlagen wird in Ihrem eigenen Microsoft Dynamics 365 Sales, im Moment des Anrufs. Dazu kommt bei Microsoft Dynamics 365 Sales die Firma und die Kundennummer. Ein Klick öffnet den Datensatz in Microsoft Dynamics 365 Sales.
- Das Telefon klingelt Eingehender Anruf
- Webex meldet die Rufnummer
- Haus iT Caller ID vereinheitlicht sie
- Ihr Microsoft Dynamics 365 Sales schlägt nach Ihre Kundendaten bleiben hier
- Die Seitenleiste nennt den Anrufer
Was die Anbindung an Microsoft Dynamics 365 Sales liefert
- Findet über die Rufnummer – ja Beim Klingeln wird die Rufnummer des Anrufers in diesem System nachgeschlagen. Das ist die Grundleistung; ohne sie gäbe es die Anbindung nicht.
- Findet über den Namen – ja In der Suchleiste der Webex-Kachel lässt sich auch ein Name eintippen. Ohne diese Fähigkeit beantwortet die Anbindung nur die Frage „wer ruft an“.
- Nennt die Firma – ja Zum Namen des Anrufers kommt die Firma, bei der er arbeitet – sofern sie im System gepflegt ist.
- Nennt die Kundennummer – ja Die Kundennummer aus dem System steht daneben. Wer sie beim Abheben schon sieht, muss nicht danach fragen.
- Verlinkt in den Datensatz – ja Ein Klick in der Kachel öffnet den Datensatz im System selbst – ohne Suchen, ohne Anmelden.
- Schreibt die Gesprächsnotiz zurück – nein Dieses System nimmt über seine Schnittstelle keinen Vermerk entgegen. Die Anbindung liest ausschließlich; das Feld für die Gesprächsnotiz erscheint in der Kachel gar nicht erst.
Diese Angaben werden nicht gepflegt, sondern aus der Beschreibung gelesen, aus der auch die Abfrage läuft. Sie können deshalb nicht veralten, ohne dass die Anbindung sich mitändert.
Wie die Abfrage arbeitet
Klingelt das Telefon, meldet Webex die Rufnummer an das Portal. Das Portal fragt damit Ihr Microsoft Dynamics 365 Sales – mit den Zugangsdaten, die Ihr Unternehmen dafür hinterlegt hat – und gibt zurück, was gefunden wurde. Es gibt keinen nächtlichen Abgleich und keine Kopie Ihres Kundenstamms bei uns.
Das Ergebnis wird zwischengespeichert, damit dieselbe Nummer nicht bei jedem Anruf erneut abgefragt wird: Treffer für 14 Tage, erfolglose Abfragen für 24 Stunden.
Was Sie in Microsoft Dynamics 365 Sales brauchen
- Adresse Ihrer Dynamics-Umgebung Nur der Rechnername, ohne https:// und ohne Pfad – aus https://ihre-firma.crm4.dynamics.com/ also: ihre-firma.crm4.dynamics.com. crm4 steht für Europa; welche Zahl bei Ihnen steht, sehen Sie in der Adresszeile.
- Verzeichnis-ID (Mandant) Die ID Ihres Microsoft-Verzeichnisses – in Entra unter „Übersicht“ als Verzeichnis-ID (Mandant).
- Anwendungs-ID Die Anwendungs-ID (Client) der in Entra registrierten App. Dieselbe ID muss in Dynamics als Anwendungsbenutzer angelegt sein und dort eine Sicherheitsrolle mit Leserecht haben.
- Geheimnis geheim In Entra unter „Zertifikate und Geheimnisse“ erzeugt. Es läuft ab – notieren Sie sich das Datum.
- Erneuerungstoken geheim Entsteht beim Verbinden über Microsoft. Nichts eintragen – benutzen Sie den Knopf darunter.
Eingerichtet wird die Anbindung einmal für das ganze Unternehmen. Welcher Mitarbeiter die Webex-Kachel benutzen darf, entscheidet die Geschäftsführung oder die IT-Leitung im Portal – die Kachel wird je Nutzer abgerechnet, deshalb ist eingerichtet nicht gleichbedeutend mit freigeschaltet.
Grenzen dieser Anbindung
- Was im Gespräch notiert wird, lässt sich nicht nach Microsoft Dynamics 365 Sales zurückschreiben: Das System nimmt über diese Schnittstelle keinen Vermerk entgegen. Die Anbindung liest.
- Ein Kontaktsystem kennt Kunden – keine Lieferanten, keine Behörden, keine Handwerker. Für alles, was dort nie stehen wird, gibt es das eigene Nummernbuch im Portal.
Wenn Sie selbst anrufen
In der Suchleiste der Kachel tippen Sie einen Namen – Microsoft Dynamics 365 Sales liefert die dort hinterlegten Rufnummern, und ein Klick lässt Webex wählen.
- Die Suchleiste Name eintippen
- Ihr Microsoft Dynamics 365 Sales liefert die Nummern Ihre Kundendaten bleiben hier
- Die Kachel zeigt jede einzeln
- Webex wählt auf einen Klick
Jede hinterlegte Nummer steht einzeln da, mit ihrer Bezeichnung – Telefon, Mobil, Privat. Wer vom Mobiltelefon angerufen hat, bekommt sonst einen Rückruf auf den Bürotisch, an dem er gerade nicht sitzt.
Gewählt wird vom Webex-Client. Das Portal baut keine Verbindung auf – es reicht die Nummer an Ihr Betriebssystem weiter, und das übergibt sie an Webex.
Aus Microsoft Dynamics 365 Sales heraus wählen Sie mit einer Erweiterung für Google Chrome: Rufnummer markieren, Rechtsklick, anrufen. Die Nummer geht an die Webex App auf Ihrem Rechner, und Webex baut den Anruf auf. Die Erweiterung laden Sie im Portal.
So sieht es aus
Fragen zu Microsoft Dynamics 365 Sales und Webex
Wie sehe ich in Microsoft Dynamics 365 Sales, wer anruft?
Sie sehen es nicht in Microsoft Dynamics 365 Sales, sondern in Webex: Haus iT Caller ID schlägt die Rufnummer beim Klingeln in Ihrem Microsoft Dynamics 365 Sales nach und zeigt das Ergebnis in der Seitenleiste des Webex-Clients – bevor Sie abheben.
Was steht dann in der Kachel?
Immer den Namen des Anrufers. Dazu die Firma, sofern sie im Datensatz gepflegt ist. Dazu die Kundennummer. Ein Knopf öffnet den Datensatz im System.
Was braucht die Anbindung an Microsoft Dynamics 365 Sales?
Diese Angaben: Adresse Ihrer Dynamics-Umgebung, Verzeichnis-ID (Mandant), Anwendungs-ID, Geheimnis, Erneuerungstoken. Wo sie in Microsoft Dynamics 365 Sales stehen, zeigt das Portal bei der Einrichtung.
Werden meine Kundendaten kopiert?
Nein. Gefragt wird direkt in Ihrem Microsoft Dynamics 365 Sales, im Moment des Anrufs. Es entsteht keine Kopie Ihres Kundenstamms bei uns, und es werden keine Gesprächsinhalte verarbeitet.
Was passiert, wenn der Anrufer nicht in Microsoft Dynamics 365 Sales steht?
Dann bleibt er zunächst unbekannt – ein Kontaktsystem kennt Kunden, keine Lieferanten oder Behörden. Dafür gibt es das eigene Nummernbuch im Portal: Wer einmal benannt ist, wird künftig erkannt.
Was kostet es?
Das Portal mit Verbindung zu Webex, Aufbewahrung der Anrufdaten und Nummernbuch ist kostenlos, ohne Begrenzung der Arbeitsplätze. Die Webex-Kachel wird je Nutzer und Monat abgerechnet.
