SAP S/4HANA: Anrufer in Webex erkennen
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Ruft jemand an, dessen Rufnummer in SAP S/4HANA steht, nennt die Webex-Seitenleiste seinen Namen – noch bevor Sie abheben. Nachgeschlagen wird in Ihrem eigenen SAP S/4HANA, im Moment des Anrufs. Dazu kommt bei SAP S/4HANA die Kundennummer.
- Das Telefon klingelt Eingehender Anruf
- Webex meldet die Rufnummer
- Haus iT Caller ID vereinheitlicht sie
- Ihr SAP S/4HANA schlägt nach Ihre Kundendaten bleiben hier
- Die Seitenleiste nennt den Anrufer
Was die Anbindung an SAP S/4HANA liefert
- Findet über die Rufnummer – ja Beim Klingeln wird die Rufnummer des Anrufers in diesem System nachgeschlagen. Das ist die Grundleistung; ohne sie gäbe es die Anbindung nicht.
- Findet über den Namen – ja In der Suchleiste der Webex-Kachel lässt sich auch ein Name eintippen. Ohne diese Fähigkeit beantwortet die Anbindung nur die Frage „wer ruft an“.
- Nennt die Firma – nein Über diese Schnittstelle gibt das System keine Firma heraus. Die Zeile bleibt leer – geraten wird sie nicht.
- Nennt die Kundennummer – ja Die Kundennummer aus dem System steht daneben. Wer sie beim Abheben schon sieht, muss nicht danach fragen.
- Verlinkt in den Datensatz – nein Ein Verweis in den Datensatz ist über diese Schnittstelle nicht möglich. Der Klick in der Kachel führt deshalb nicht ins System.
- Schreibt die Gesprächsnotiz zurück – nein Dieses System nimmt über seine Schnittstelle keinen Vermerk entgegen. Die Anbindung liest ausschließlich; das Feld für die Gesprächsnotiz erscheint in der Kachel gar nicht erst.
Diese Angaben werden nicht gepflegt, sondern aus der Beschreibung gelesen, aus der auch die Abfrage läuft. Sie können deshalb nicht veralten, ohne dass die Anbindung sich mitändert.
Wie die Abfrage arbeitet
Klingelt das Telefon, meldet Webex die Rufnummer an das Portal. Das Portal fragt damit Ihr SAP S/4HANA – mit den Zugangsdaten, die Ihr Unternehmen dafür hinterlegt hat – und gibt zurück, was gefunden wurde. Es gibt keinen nächtlichen Abgleich und keine Kopie Ihres Kundenstamms bei uns.
Das Ergebnis wird zwischengespeichert, damit dieselbe Nummer nicht bei jedem Anruf erneut abgefragt wird: Treffer für 14 Tage, erfolglose Abfragen für 24 Stunden.
Was Sie in SAP S/4HANA brauchen
- Adresse Ihres S/4HANA-Systems Rechnername und, falls nötig, Port – ohne https:// und ohne Pfad. In der Cloud zum Beispiel my123456-api.s4hana.cloud.sap, im eigenen Haus etwa s4.ihrefirma.de:44300. Die Schnittstelle muss aus dem Internet erreichbar sein; das gibt Ihre IT frei.
- Benutzer In der Cloud der Kommunikationsbenutzer der Kommunikationsvereinbarung für Geschäftspartner, im eigenen Haus ein technischer Benutzer mit Leserecht auf Geschäftspartner.
- Passwort geheim Das Passwort dieses Benutzers. Es liegt danach dauerhaft bei uns – ein Grund mehr, kein persönliches Konto zu nehmen.
Eingerichtet wird die Anbindung einmal für das ganze Unternehmen. Welcher Mitarbeiter die Webex-Kachel benutzen darf, entscheidet die Geschäftsführung oder die IT-Leitung im Portal – die Kachel wird je Nutzer abgerechnet, deshalb ist eingerichtet nicht gleichbedeutend mit freigeschaltet.
Grenzen dieser Anbindung
- Ein Klick in den Datensatz ist bei SAP S/4HANA nicht möglich: Das System liefert keine Adresse, unter der sich der Kontakt öffnen ließe.
- Was im Gespräch notiert wird, lässt sich nicht nach SAP S/4HANA zurückschreiben: Das System nimmt über diese Schnittstelle keinen Vermerk entgegen. Die Anbindung liest.
- Ein Kontaktsystem kennt Kunden – keine Lieferanten, keine Behörden, keine Handwerker. Für alles, was dort nie stehen wird, gibt es das eigene Nummernbuch im Portal.
Wenn Sie selbst anrufen
In der Suchleiste der Kachel tippen Sie einen Namen – SAP S/4HANA liefert die dort hinterlegten Rufnummern, und ein Klick lässt Webex wählen.
- Die Suchleiste Name eintippen
- Ihr SAP S/4HANA liefert die Nummern Ihre Kundendaten bleiben hier
- Die Kachel zeigt jede einzeln
- Webex wählt auf einen Klick
Jede hinterlegte Nummer steht einzeln da, mit ihrer Bezeichnung – Telefon, Mobil, Privat. Wer vom Mobiltelefon angerufen hat, bekommt sonst einen Rückruf auf den Bürotisch, an dem er gerade nicht sitzt.
Gewählt wird vom Webex-Client. Das Portal baut keine Verbindung auf – es reicht die Nummer an Ihr Betriebssystem weiter, und das übergibt sie an Webex.
Aus SAP S/4HANA heraus zu wählen – ein Klick auf eine Rufnummer im System selbst – ist nicht möglich. Die Anbindung liest in Ihrem System und schreibt nichts hinein; auf den Arbeitsplätzen wird nichts installiert. Wer eine Liste abtelefonieren will, dreht die Richtung um: Der Powerdialer holt sie aus SAP S/4HANA in die Kachel, und gewählt wird dort.
So sieht es aus
Fragen zu SAP S/4HANA und Webex
Wie sehe ich in SAP S/4HANA, wer anruft?
Sie sehen es nicht in SAP S/4HANA, sondern in Webex: Haus iT Caller ID schlägt die Rufnummer beim Klingeln in Ihrem SAP S/4HANA nach und zeigt das Ergebnis in der Seitenleiste des Webex-Clients – bevor Sie abheben.
Was steht dann in der Kachel?
Immer den Namen des Anrufers. Dazu die Kundennummer. Einen Verweis in den Datensatz gibt es bei diesem System nicht.
Was braucht die Anbindung an SAP S/4HANA?
Diese Angaben: Adresse Ihres S/4HANA-Systems, Benutzer, Passwort. Wo sie in SAP S/4HANA stehen, zeigt das Portal bei der Einrichtung.
Werden meine Kundendaten kopiert?
Nein. Gefragt wird direkt in Ihrem SAP S/4HANA, im Moment des Anrufs. Es entsteht keine Kopie Ihres Kundenstamms bei uns, und es werden keine Gesprächsinhalte verarbeitet.
Was passiert, wenn der Anrufer nicht in SAP S/4HANA steht?
Dann bleibt er zunächst unbekannt – ein Kontaktsystem kennt Kunden, keine Lieferanten oder Behörden. Dafür gibt es das eigene Nummernbuch im Portal: Wer einmal benannt ist, wird künftig erkannt.
Was kostet es?
Das Portal mit Verbindung zu Webex, Aufbewahrung der Anrufdaten und Nummernbuch ist kostenlos, ohne Begrenzung der Arbeitsplätze. Die Webex-Kachel wird je Nutzer und Monat abgerechnet.
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