Oracle NetSuite: Anrufer in Webex erkennen
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Ruft jemand an, dessen Rufnummer in Oracle NetSuite steht, nennt die Webex-Seitenleiste seinen Namen – noch bevor Sie abheben. Nachgeschlagen wird in Ihrem eigenen Oracle NetSuite, im Moment des Anrufs.
- Das Telefon klingelt Eingehender Anruf
- Webex meldet die Rufnummer
- Haus iT Caller ID vereinheitlicht sie
- Ihr Oracle NetSuite schlägt nach Ihre Kundendaten bleiben hier
- Die Seitenleiste nennt den Anrufer
Was die Anbindung an Oracle NetSuite liefert
- Findet über die Rufnummer – ja Beim Klingeln wird die Rufnummer des Anrufers in diesem System nachgeschlagen. Das ist die Grundleistung; ohne sie gäbe es die Anbindung nicht.
- Findet über den Namen – ja In der Suchleiste der Webex-Kachel lässt sich auch ein Name eintippen. Ohne diese Fähigkeit beantwortet die Anbindung nur die Frage „wer ruft an“.
- Nennt die Firma – nein Über diese Schnittstelle gibt das System keine Firma heraus. Die Zeile bleibt leer – geraten wird sie nicht.
- Nennt die Kundennummer – nein Eine Kundennummer liefert das System über diese Schnittstelle nicht. Die Zeile bleibt leer – geraten wird sie nicht.
- Verlinkt in den Datensatz – nein Ein Verweis in den Datensatz ist über diese Schnittstelle nicht möglich. Der Klick in der Kachel führt deshalb nicht ins System.
- Schreibt die Gesprächsnotiz zurück – ja Nach dem Auflegen erscheint in der Webex-Kachel ein Feld. Was dort steht, legt das Portal als Vermerk am Kontakt ab – aber nur, wenn Ihr Unternehmen das eigens einschaltet. Ohne diesen Haken wird ausschließlich gelesen.
Diese Angaben werden nicht gepflegt, sondern aus der Beschreibung gelesen, aus der auch die Abfrage läuft. Sie können deshalb nicht veralten, ohne dass die Anbindung sich mitändert.
Wie die Abfrage arbeitet
Klingelt das Telefon, meldet Webex die Rufnummer an das Portal. Das Portal fragt damit Ihr Oracle NetSuite – mit den Zugangsdaten, die Ihr Unternehmen dafür hinterlegt hat – und gibt zurück, was gefunden wurde. Es gibt keinen nächtlichen Abgleich und keine Kopie Ihres Kundenstamms bei uns.
Das Ergebnis wird zwischengespeichert, damit dieselbe Nummer nicht bei jedem Anruf erneut abgefragt wird: Treffer für 14 Tage, erfolglose Abfragen für 24 Stunden.
Was Sie in Oracle NetSuite brauchen
- SuiteTalk-Adresse Steht in NetSuite unter Einrichtung → Firma → Firmeninformationen → Firmen-URLs bei „SuiteTalk“ – ohne https://, zum Beispiel 1234567.suitetalk.api.netsuite.com.
- Client-ID Aus dem Integrationsdatensatz (Einrichtung → Integration → Integrationen verwalten) mit aktiviertem Client Credentials (M2M)-Zugang und dem Bereich REST Web Services.
- Zertifikats-ID Beim ersten Speichern erzeugt das Portal ein Zertifikat. Laden Sie es unter Einrichtung → Integration → OAuth 2.0 Client Credentials (M2M) Setup hoch und tragen Sie die ID ein, die NetSuite danach anzeigt. Die Rolle braucht Leserechte auf Kontakte; für Gesprächsnotizen zusätzlich das Recht, Telefonate anzulegen.
Eingerichtet wird die Anbindung einmal für das ganze Unternehmen. Welcher Mitarbeiter die Webex-Kachel benutzen darf, entscheidet die Geschäftsführung oder die IT-Leitung im Portal – die Kachel wird je Nutzer abgerechnet, deshalb ist eingerichtet nicht gleichbedeutend mit freigeschaltet.
Grenzen dieser Anbindung
- Oracle NetSuite liefert über diese Schnittstelle keine Kundennummer. Die Zeile bleibt dann leer – sie wird nicht geraten.
- Ein Klick in den Datensatz ist bei Oracle NetSuite nicht möglich: Das System liefert keine Adresse, unter der sich der Kontakt öffnen ließe.
- Ein Kontaktsystem kennt Kunden – keine Lieferanten, keine Behörden, keine Handwerker. Für alles, was dort nie stehen wird, gibt es das eigene Nummernbuch im Portal.
Wenn Sie selbst anrufen
In der Suchleiste der Kachel tippen Sie einen Namen – Oracle NetSuite liefert die dort hinterlegten Rufnummern, und ein Klick lässt Webex wählen.
- Die Suchleiste Name eintippen
- Ihr Oracle NetSuite liefert die Nummern Ihre Kundendaten bleiben hier
- Die Kachel zeigt jede einzeln
- Webex wählt auf einen Klick
Jede hinterlegte Nummer steht einzeln da, mit ihrer Bezeichnung – Telefon, Mobil, Privat. Wer vom Mobiltelefon angerufen hat, bekommt sonst einen Rückruf auf den Bürotisch, an dem er gerade nicht sitzt.
Gewählt wird vom Webex-Client. Das Portal baut keine Verbindung auf – es reicht die Nummer an Ihr Betriebssystem weiter, und das übergibt sie an Webex.
Aus Oracle NetSuite heraus zu wählen – ein Klick auf eine Rufnummer im System selbst – ist nicht möglich; auf den Arbeitsplätzen wird nichts installiert. Wer eine Liste abtelefonieren will, dreht die Richtung um: Der Powerdialer holt sie aus Oracle NetSuite in die Kachel, und gewählt wird dort. Zurück in Oracle NetSuite schreibt die Anbindung die Gesprächsnotiz nach dem Auflegen – aber nur, wenn Sie das eigens einschalten. Ohne diesen Haken wird ausschließlich gelesen.
So sieht es aus
Fragen zu Oracle NetSuite und Webex
Wie sehe ich in Oracle NetSuite, wer anruft?
Sie sehen es nicht in Oracle NetSuite, sondern in Webex: Haus iT Caller ID schlägt die Rufnummer beim Klingeln in Ihrem Oracle NetSuite nach und zeigt das Ergebnis in der Seitenleiste des Webex-Clients – bevor Sie abheben.
Was steht dann in der Kachel?
Immer den Namen des Anrufers. Einen Verweis in den Datensatz gibt es bei diesem System nicht.
Was braucht die Anbindung an Oracle NetSuite?
Diese Angaben: SuiteTalk-Adresse, Client-ID, Zertifikats-ID. Wo sie in Oracle NetSuite stehen, zeigt das Portal bei der Einrichtung.
Werden meine Kundendaten kopiert?
Nein. Gefragt wird direkt in Ihrem Oracle NetSuite, im Moment des Anrufs. Es entsteht keine Kopie Ihres Kundenstamms bei uns, und es werden keine Gesprächsinhalte verarbeitet.
Was passiert, wenn der Anrufer nicht in Oracle NetSuite steht?
Dann bleibt er zunächst unbekannt – ein Kontaktsystem kennt Kunden, keine Lieferanten oder Behörden. Dafür gibt es das eigene Nummernbuch im Portal: Wer einmal benannt ist, wird künftig erkannt.
Was kostet es?
Das Portal mit Verbindung zu Webex, Aufbewahrung der Anrufdaten und Nummernbuch ist kostenlos, ohne Begrenzung der Arbeitsplätze. Die Webex-Kachel wird je Nutzer und Monat abgerechnet.
