Wer eine Cloud-Telefonanlage wie Webex Calling mit seinem CRM oder ERP verbindet, hört im Vertrieb fast immer zuerst diese Frage: *Wo liegen dann eigentlich unsere Kundendaten?*
Die kurze Antwort: dort, wo sie heute schon liegen – in Ihrem CRM. Haus iT Caller ID legt keine Kopie Ihres Kundenstamms an. Es gibt bei uns keine zweite Kundenliste, die gepflegt, abgeglichen oder abgesichert werden müsste.
Wie der Name ans Telefon kommt, ohne dass Ihre Kunden umziehen
Wenn das Telefon klingelt, kennt die Cloud-Telefonanlage nur eine Rufnummer. In diesem Moment stellt Haus iT Caller ID Ihrem CRM eine einzige Frage: *Wem gehört diese Nummer?* Ihr CRM antwortet mit Name, Firma und Kundennummer – und die Webex-App zeigt sie an, noch bevor Sie abheben.
Gefragt wird, wenn es klingelt. Nicht nachts, nicht auf Vorrat, nicht „sicherheitshalber alles“. Deshalb ist ein Interessent, den Ihr Vertrieb heute früh angelegt hat, schon beim Anruf am Mittag bekannt.
| Kopie des Kundenstamms | Haus iT Caller ID | |
|---|---|---|
| Wo Ihre Kunden stehen | im CRM und in einer zweiten Liste | nur im CRM |
| Neuer Kontakt von heute früh | erst nach dem nächsten Abgleich | beim ersten Anruf |
| Was gepflegt werden muss | zwei Bestände | einer |
Was wir uns merken – und wie kurz
Ganz ohne Gedächtnis geht es nicht, und das sagen wir offen:
- Den Namen zu einer Rufnummer, die gerade angerufen hat – 14 Tage lang. So steht er beim nächsten Anruf sofort da, und Ihr CRM wird nicht bei jedem Klingeln erneut gefragt. Danach wird der Eintrag gelöscht
- Dass zu einer Nummer nichts gefunden wurde – 24 Stunden lang. Danach wird wieder gefragt
- Die Verbindungsdaten Ihrer Telefonie – wer wann mit wem telefoniert hat – für Ihre Auswertungen. Wie lange, legt Ihr Unternehmen im Portal selbst fest
Was dabei nicht entsteht: ein Abzug Ihrer Kundendatei, eine Liste aller Kontakte, eine Sammlung Ihrer Notizen. Was Sie nach einem Gespräch notieren, geht in Ihr CRM – dorthin, wo Ihr Team ohnehin nachsieht.
Und wenn das CRM einmal nicht erreichbar ist?
Dann zeigt sich, wofür das kurze Gedächtnis gut ist: Wer in den letzten 14 Tagen schon angerufen hat, wird weiter mit Namen angezeigt. Neue Anrufer erscheinen mit ihrer Rufnummer. Sobald Ihr CRM wieder antwortet, läuft alles wie gewohnt – ohne dass jemand etwas nachholen muss.
Wo die Daten verarbeitet werden
Das Portal läuft in Rechenzentren in Deutschland. Die Telefonie selbst bleibt bei Webex Calling, Ihre Kundendaten bleiben in Ihrem CRM oder ERP. Haus iT Caller ID ist das Bindeglied dazwischen – und kein dritter Datenspeicher.
Was das für Ihren Vertrieb bedeutet
- Kein Datenumzug: Sie stellen auf die Cloud-Telefonanlage Webex Calling um, ohne Ihren Kundenstamm irgendwohin zu kopieren
- Eine Quelle: Was im CRM steht, steht beim Klingeln am Telefon
- Klare Antworten: Wenn ein Kunde fragt, wo seine Daten liegen, lautet die Antwort: im CRM Ihres Unternehmens
Häufige Fragen
Speichert Haus iT Caller ID meine Kundendaten?
Nicht als Kundenbestand. Gefragt wird Ihr CRM im Moment des Anrufs. Den Namen zu einer Rufnummer, die gerade angerufen hat, merken wir uns 14 Tage, damit er beim nächsten Anruf sofort erscheint – danach wird er gelöscht.
Wird mein Kundenstamm in die Cloud kopiert?
Nein. Ihr CRM oder ERP bleibt die einzige Quelle. Eine eigene Liste Ihrer Kontakte legen wir nur an, wenn Sie das für ein einzelnes System ausdrücklich einschalten – etwa weil es anders nicht nach Namen suchen kann.
Wo werden die Daten verarbeitet?
Das Portal läuft in Rechenzentren in Deutschland. Die Telefonie läuft über Webex Calling, Ihre Kundendaten bleiben in Ihrem CRM.
Was passiert mit meinen Gesprächsnotizen?
Sie gehen in Ihr CRM, an den Kontakt des Anrufers – sofern Sie das Zurückschreiben einschalten. Bei uns bleibt davon kein Text liegen.
Was passiert, wenn mein CRM ausfällt?
Anrufer der letzten 14 Tage werden weiter mit Namen angezeigt, neue mit ihrer Rufnummer. Sobald Ihr CRM wieder antwortet, läuft alles wie gewohnt.
Wer legt fest, wie lange Anrufdaten aufbewahrt werden?
Ihr Unternehmen, im Portal. Die Verbindungsdaten Ihrer Telefonie – wer wann mit wem telefoniert hat – bleiben so lange, wie Sie es dort einstellen.