Ein Anrufer, den kein System kennt, bleibt eine Nummer – bis ihn jemand einträgt. In der Webex-Kachel genügt dafür das „+“: Name und Firma eintragen, speichern, beim nächsten Anruf steht der Name da.
Das Eintragen ist nicht der schwierige Teil. Schwierig ist der Ort. Ein Unternehmen mit mehreren Gesellschaften führt in seinem System mehrere Firmen, dazu Teams, Kategorien oder Ordner – gleich, ob das System Odoo heißt, Microsoft 365 oder anders. Ein Kontakt in der falschen Firma ist angelegt – und für die Kollegen der richtigen Firma trotzdem nicht da.
Das „+“ erscheint nur, wo das angebundene System das Anlegen wirklich anbietet und das Unternehmen es freigegeben hat. Wo eine Anbindung nur liest, bleibt es aus. Ein Knopf, der beim Druck absagt, ist die schlechtere Art, „geht nicht“ zu sagen.
- Es klingeltKein CRM, kein Adressbuch kennt die Nummer
- „+“ in der KachelName und Firma eintragen
- Speicherortnach Abteilung vorbelegt, jederzeit änderbar
- Beim nächsten Anrufsteht der Name da – für alle
Ein Fall aus der Erprobung
Am 13.09.2026 haben wir einen Probekontakt aus der Kachel angelegt, in einer ausdrücklich gewählten Firma. Das System war in diesem Fall Odoo. Der Kontakt war danach nachweislich vorhanden – und wurde trotzdem zuerst nicht gefunden. Der Grund: Im Firmenwechsler von Odoo war eine andere Firma aktiv. Dieselbe Falle stellt jedes System, das Mandanten, Ordner oder Bereiche kennt.
Genau so geht es einem Kontakt, der ohne Absicht in einer Firma landet. Deshalb fragt die Kachel nach dem Ort, statt still die erste Firma zu nehmen, und nennt ihn nach dem Speichern: „Angelegt in …“.
Was die Kachel zur Wahl stellt
- Odoo: die Firmen, die das angebundene Konto beschreiben darf (ab zwei), Vertriebsteams, wenn das CRM-Modul da ist, und Kategorien
- Microsoft 365: die Kontaktordner eines gemeinsamen Postfachs, wenn die Berechtigung zum Schreiben erteilt ist
- Nummernbuch: immer als letzte Möglichkeit – es gilt für das ganze Unternehmen
- Andere Anbindungen: nichts – sie lesen heute nur, und dann fehlt das „+“
Angeboten wird nur, was das Konto wirklich beschreiben darf. Eine Firma, auf die es keinen Zugriff hat, erscheint nicht in der Liste. Sie anzubieten hieße, eine Absage vorzubereiten. Ein Vertriebsteam, das zu einer anderen Firma gehört als die gewählte, weist der Server zurück.
Wer den Ort vorschlägt
Die Verwaltung legt im Portal je Abteilung fest, wohin neue Kontakte gehen – etwa der Vertrieb in Deutschland in die deutsche Firma, der Service in die Kategorie „Service“. Ohne Eintrag gilt die letzte eigene Wahl. Beides ist ein Vorschlag: Beim Anlegen lässt sich der Ort ändern.
Der Stand je System
| System | Was sich wählen lässt | Stand 13.09.2026 |
|---|---|---|
| Odoo | Firma, Vertriebsteam, Kategorie | im Betrieb, erprobt |
| Nummernbuch | gilt für das ganze Unternehmen | im Betrieb |
| Microsoft 365 | Kontaktordner eines gemeinsamen Postfachs | gebaut, noch bei keinem Kunden erprobt |
| Andere Anbindungen | – | lesen bisher nur – kein „+“ in der Kachel |
Häufige Fragen
Wo landet ein Kontakt, den ich in der Kachel anlege?
Dort, wo Sie es beim Anlegen auswählen: in dem angebundenen System – je nach System in einer Firma, einem Team, einer Kategorie oder einem Kontaktordner – oder im Nummernbuch des Unternehmens. Nach dem Anlegen nennt die Kachel den Ort.
Wer legt fest, welcher Ort vorgeschlagen wird?
Die Verwaltung des Unternehmens, je Abteilung, unter „Wohin neue Kontakte gehen“. Ohne Eintrag gilt die letzte eigene Wahl. Gibt es beides nicht, ist nichts vorbelegt – die Kachel wählt keine Firma auf gut Glück.
Welche Systeme können anlegen?
Nur die, die das Schreiben anbieten und für die es freigegeben ist. Im Betrieb sind Odoo und das Nummernbuch; Microsoft 365 ist gebaut, aber noch bei keinem Kunden erprobt (Stand 13.09.2026). Alle übrigen Anbindungen lesen nur – dort bietet die Kachel das „+“ gar nicht erst an, statt ein Speichern vorzutäuschen, das die Gegenseite ablehnt.
Speichert Haus iT Caller ID den neuen Kontakt?
Nein. Der Kontakt entsteht in dem System, das Sie wählen. Das Portal merkt sich nur, welchen Ort Sie zuletzt gewählt haben, damit er beim nächsten Mal vorbelegt ist.