Microsoft Dynamics 365 Business Central: Anrufer in Webex erkennen
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Ruft jemand an, dessen Rufnummer in Microsoft Dynamics 365 Business Central steht, nennt die Webex-Seitenleiste seinen Namen – noch bevor Sie abheben. Nachgeschlagen wird in Ihrem eigenen Microsoft Dynamics 365 Business Central, im Moment des Anrufs. Dazu kommt bei Microsoft Dynamics 365 Business Central die Firma.
- Das Telefon klingelt Eingehender Anruf
- Webex meldet die Rufnummer
- Haus iT Caller ID vereinheitlicht sie
- Ihr Business Central schlägt nach Ihre Kundendaten bleiben hier
- Die Seitenleiste nennt den Anrufer
Was die Anbindung an Microsoft Dynamics 365 Business Central liefert
- Findet über die Rufnummer – ja Beim Klingeln wird die Rufnummer des Anrufers in diesem System nachgeschlagen. Das ist die Grundleistung; ohne sie gäbe es die Anbindung nicht.
- Findet über den Namen – ja In der Suchleiste der Webex-Kachel lässt sich auch ein Name eintippen. Ohne diese Fähigkeit beantwortet die Anbindung nur die Frage „wer ruft an“.
- Nennt die Firma – ja Zum Namen des Anrufers kommt die Firma, bei der er arbeitet – sofern sie im System gepflegt ist.
- Nennt die Kundennummer – nein Eine Kundennummer liefert das System über diese Schnittstelle nicht. Die Zeile bleibt leer – geraten wird sie nicht.
- Verlinkt in den Datensatz – nein Ein Verweis in den Datensatz ist über diese Schnittstelle nicht möglich. Der Klick in der Kachel führt deshalb nicht ins System.
- Schreibt die Gesprächsnotiz zurück – nein Dieses System nimmt über seine Schnittstelle keinen Vermerk entgegen. Die Anbindung liest ausschließlich; das Feld für die Gesprächsnotiz erscheint in der Kachel gar nicht erst.
Diese Angaben werden nicht gepflegt, sondern aus der Beschreibung gelesen, aus der auch die Abfrage läuft. Sie können deshalb nicht veralten, ohne dass die Anbindung sich mitändert.
Wie die Abfrage arbeitet
Klingelt das Telefon, meldet Webex die Rufnummer an das Portal. Das Portal fragt damit Ihr Business Central – mit den Zugangsdaten, die Ihr Unternehmen dafür hinterlegt hat – und gibt zurück, was gefunden wurde. Es gibt keinen nächtlichen Abgleich und keine Kopie Ihres Kundenstamms bei uns.
Das Ergebnis wird zwischengespeichert, damit dieselbe Nummer nicht bei jedem Anruf erneut abgefragt wird: Treffer für 14 Tage, erfolglose Abfragen für 24 Stunden.
Was Sie in Microsoft Dynamics 365 Business Central brauchen
- Verzeichnis-ID (Mandant) Die ID Ihres Microsoft-Verzeichnisses – in Entra unter „Übersicht“ als Verzeichnis-ID (Mandant). Ihre Domäne (firma.onmicrosoft.com) geht auch.
- Umgebung Der Name Ihrer Business-Central-Umgebung – im Admin Center unter „Umgebungen“. Im Regelfall: production
- Anwendungs-ID Die Anwendungs-ID (Client) der in Entra registrierten App. Dieselbe ID muss in Business Central unter „Microsoft Entra-Anwendungen“ eingetragen und aktiviert sein.
- Geheimnis geheim In Entra unter „Zertifikate und Geheimnisse“ erzeugt. Es läuft ab – notieren Sie sich das Datum, sonst hört die Auflösung eines Morgens ohne Fehlermeldung auf.
- Mandant in Business Central (freiwillig) Der Name des Mandanten, z. B. CRONUS AG. Leer lassen, wenn es nur einen gibt – dann findet das Portal ihn selbst. Bei mehreren gilt sonst der erste, und das ist selten der gemeinte.
- Mandanten-ID (nur im Notfall) Normalerweise leer lassen. Das Portal holt die ID über /companies. Nur ausfüllen, wenn zwei Mandanten gleich heissen.
Eingerichtet wird die Anbindung einmal für das ganze Unternehmen. Welcher Mitarbeiter die Webex-Kachel benutzen darf, entscheidet die Geschäftsführung oder die IT-Leitung im Portal – die Kachel wird je Nutzer abgerechnet, deshalb ist eingerichtet nicht gleichbedeutend mit freigeschaltet.
Grenzen dieser Anbindung
- Microsoft Dynamics 365 Business Central liefert über diese Schnittstelle keine Kundennummer. Die Zeile bleibt dann leer – sie wird nicht geraten.
- Ein Klick in den Datensatz ist bei Microsoft Dynamics 365 Business Central nicht möglich: Das System liefert keine Adresse, unter der sich der Kontakt öffnen ließe.
- Was im Gespräch notiert wird, lässt sich nicht nach Microsoft Dynamics 365 Business Central zurückschreiben: Das System nimmt über diese Schnittstelle keinen Vermerk entgegen. Die Anbindung liest.
- Ein Kontaktsystem kennt Kunden – keine Lieferanten, keine Behörden, keine Handwerker. Für alles, was dort nie stehen wird, gibt es das eigene Nummernbuch im Portal.
Wenn Sie selbst anrufen
In der Suchleiste der Kachel tippen Sie einen Namen – Microsoft Dynamics 365 Business Central liefert die dort hinterlegten Rufnummern, und ein Klick lässt Webex wählen.
- Die Suchleiste Name eintippen
- Ihr Business Central liefert die Nummern Ihre Kundendaten bleiben hier
- Die Kachel zeigt jede einzeln
- Webex wählt auf einen Klick
Jede hinterlegte Nummer steht einzeln da, mit ihrer Bezeichnung – Telefon, Mobil, Privat. Wer vom Mobiltelefon angerufen hat, bekommt sonst einen Rückruf auf den Bürotisch, an dem er gerade nicht sitzt.
Gewählt wird vom Webex-Client. Das Portal baut keine Verbindung auf – es reicht die Nummer an Ihr Betriebssystem weiter, und das übergibt sie an Webex.
Aus Microsoft Dynamics 365 Business Central heraus zu wählen – ein Klick auf eine Rufnummer im System selbst – ist nicht möglich. Die Anbindung liest in Ihrem System und schreibt nichts hinein; auf den Arbeitsplätzen wird nichts installiert. Wer eine Liste abtelefonieren will, dreht die Richtung um: Der Powerdialer holt sie aus Microsoft Dynamics 365 Business Central in die Kachel, und gewählt wird dort.
So sieht es aus
Fragen zu Microsoft Dynamics 365 Business Central und Webex
Wie sehe ich in Microsoft Dynamics 365 Business Central, wer anruft?
Sie sehen es nicht in Business Central, sondern in Webex: Haus iT Caller ID schlägt die Rufnummer beim Klingeln in Ihrem Business Central nach und zeigt das Ergebnis in der Seitenleiste des Webex-Clients – bevor Sie abheben.
Was steht dann in der Kachel?
Immer den Namen des Anrufers. Dazu die Firma, sofern sie im Datensatz gepflegt ist. Einen Verweis in den Datensatz gibt es bei diesem System nicht.
Was braucht die Anbindung an Microsoft Dynamics 365 Business Central?
Diese Angaben: Verzeichnis-ID (Mandant), Umgebung, Anwendungs-ID, Geheimnis, Mandant in Business Central (freiwillig), Mandanten-ID (nur im Notfall). Wo sie in Microsoft Dynamics 365 Business Central stehen, zeigt das Portal bei der Einrichtung.
Werden meine Kundendaten kopiert?
Nein. Gefragt wird direkt in Ihrem Business Central, im Moment des Anrufs. Es entsteht keine Kopie Ihres Kundenstamms bei uns, und es werden keine Gesprächsinhalte verarbeitet.
Was passiert, wenn der Anrufer nicht in Microsoft Dynamics 365 Business Central steht?
Dann bleibt er zunächst unbekannt – ein Kontaktsystem kennt Kunden, keine Lieferanten oder Behörden. Dafür gibt es das eigene Nummernbuch im Portal: Wer einmal benannt ist, wird künftig erkannt.
Was kostet es?
Das Portal mit Verbindung zu Webex, Aufbewahrung der Anrufdaten und Nummernbuch ist kostenlos, ohne Begrenzung der Arbeitsplätze. Die Webex-Kachel wird je Nutzer und Monat abgerechnet.
