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Ihre Software am Telefon
Wenn es klingelt, weiß Ihr System, wer anruft – es wird nur nicht gefragt. Wir fragen es. Sie brauchen dafür keine Telefonanlage zu verstehen, sondern eine Schnittstelle freizugeben.
Diese Seite richtet sich an Hersteller von CRM- und ERP-Systemen. Sie beschreibt, was das Haus iT Portal tut, welche Systeme heute angebunden sind und welches Format wir für eine Anbindung brauchen.
Was Ihre Kunden davon haben
Der Gewinn entsteht nicht bei Ihnen und nicht bei uns, sondern an dem Schreibtisch, auf dem das Telefon klingelt. Wie viel Zeit dort mit Suchen vergeht, hat für Ihre Branche niemand gemessen – wir behaupten deshalb keine Minutenzahl. Was wir gemessen haben, steht weiter unten unter Woher die Zahlen kommen .
Der Anruf beginnt mit einer Antwort
Statt „Mit wem spreche ich?“ und „Haben Sie eine Kundennummer?“ steht der Name schon da. Bei zwanzig Anrufen am Tag ist das eine halbe Stunde, die nicht mit Suchen vergeht.
Ein Klick statt einer Suche
Der Verweis öffnet die Akte in Ihrem System – dort, wo alles steht. Niemand tippt eine Nummer in ein zweites Fenster ab.
Anrufen aus der Akte heraus
Ein Verweis auf der Rufnummer genügt, und der Webex-Client wählt. Kein Vertippen, keine falsche Durchwahl.
Der Chef sieht, was hängen bleibt
Nicht wie viel telefoniert wurde, sondern mit wie vielen Kunden – und welche seit Wochen niemand erreicht hat. Das ist die Auswertung, nach der im Vertrieb tatsächlich gefragt wird.
Verpasste Anrufe sind eine Liste
Mit Nummer, Ort und Wartezeit – abzuarbeiten, nicht nur zu zählen. Wer heute Morgen dreimal vergeblich angerufen hat, steht oben.
Nichts zu installieren
Keine Software auf den Arbeitsplätzen, kein Server im Unternehmen. Die Kachel läuft im Webex-Client, den Ihre Kunden ohnehin geöffnet haben.
Und was Sie als Hersteller davon haben
Eine Telefonie-Anbindung ist ein Merkmal, das in jeder Ausschreibung abgefragt wird und das kaum ein mittelständisches Softwarehaus selbst baut – weil der Aufwand nichts mit dem eigenen Fachgebiet zu tun hat. Genau diesen Teil übernehmen wir.
Telefonie im Angebot, ohne Telefonie im Unternehmen
Kein Cisco-Vertrag, keine Zertifizierung, keine Anrufdatensätze, keine Rufnummern-Normalisierung. Das steht alles und läuft im Betrieb.
Ihr System wird häufiger geöffnet
Jeder erkannte Anrufer trägt einen Verweis in die Kundenakte. Der Klick geht zu Ihnen, nicht zu uns – und jeder Anruf wird zu einem Grund, Ihre Software zu benutzen.
Ein Endpunkt, kein Projekt
Was wir brauchen, passt auf eine halbe Seite. Erfahrungsgemäß ein bis zwei Tage Entwicklerzeit – einmalig, für alle Ihre Kunden.
Ein Argument in der Ausschreibung
„Mit unserer Software sieht der Mitarbeiter, wer anruft.“ Das steht sonst nur bei den Großen – und wird von Ausschreibern zunehmend vorausgesetzt.
Kein Support für fremde Technik
Klingelt es nicht, ist das unser Anruf, nicht Ihrer. Wir sind der Telefondienstleister und bleiben es – Sie bleiben beim Fach, das Sie kennen.
Ein Befund über Ihre Daten – umsonst
Beim ersten Abruf sehen wir, wie viele Datensätze telefonisch auflösbar sind und woran es sonst liegt: E-Mail-Adressen im Telefonfeld, Ortsnummern ohne Vorwahl. Das melden wir zurück – es hilft jedem Ihrer Kunden, nicht nur der Anbindung.
Ein Schlüssel je Kunde, eingetragen vom Kunden selbst: Sie behalten die Hoheit darüber, wer was sieht, und können einen Zugang jederzeit zurückziehen, ohne dass wir etwas tun müssen.
Was der Anwender sieht
Zwei Dinge, und beide sind im Einsatz: die Kachel im Webex-Client und das Vertriebskontrolling im Portal.
Haus iT Caller ID
Läuft in der Seitenleiste des Webex-Clients. Von Cisco geprüft und im App Hub gelistet.
- Wer anruft – und über welche Warteschlange
- Wer im Unternehmen den Anruf angenommen hat
- Suchleiste und Wählfeld für ausgehende Anrufe
- Ein Klick öffnet den Kunden in Ihrem System
Vertriebskontrolling
Beantwortet nicht, wie viel telefoniert wurde, sondern mit wie vielen Kunden .
- Erreichte und angefasste Kunden, Erreichquote
- Kunden, die seit Wochen niemand angerufen hat
- Warteschlangen, Reaktionszeit, Wiederanrufer
- Tagesverlauf je Mitarbeiter, als Tabelle zum Mitnehmen
Beides ist nur so gut wie die Zuordnung von Rufnummer zu Kunde – und genau die kommt aus Ihrem System.
Was heute angebunden ist
Diese Systeme sind fertig angebunden und antworten im Moment des Anrufs . Sie stehen hier, weil sie laufen – nicht, weil sie geplant sind.
ActiveCampaign
Axonaut
bexio
Billage
Bitrix24
Capsule CRM
Copper
EspoCRM
ForceManager (Sage Sales Management)
Holded
HubSpot
JTL-Wawi
Kommo
Magicline
Microsoft 365 (Outlook)
Mobilia
MOCO
monday.com
Odoo
onOffice enterprise
orgaMAX Buchhaltung
Pipedrive
Pipeliner CRM
plentymarkets (PlentyONE)
Propstack
Salesforce Sales Cloud
SAP Business One
SAP Cloud for Customer
SAP S/4HANA
SAP Sales Cloud und Service Cloud V2
Sellsy
Shopify
Shopware 6
SuperOffice CRM
SuperOffice CRM On-Site
TANSS
Teamleader Focus
televero
Vtiger CRM
weclapp
Xentral
Zendesk Sell
Zendesk Support
Zoho CRM
zvoove Recruit
58 von 64 Systemen im Katalog antworten im Moment des Anrufs. Die übrigen 5 liefern ihren Kundenstamm nur am Stück; für sie führt das Portal einen nächtlichen Abgleich, und die Auskunft ist so frisch wie der letzte Lauf – deshalb stehen sie Kunden nicht zur Auswahl.
Abgebildet sind die Systeme, von denen uns ein Bildzeichen vorliegt – die Bilderwand ist kein vollständiges Verzeichnis.
Die Namen und Bildzeichen gehören den jeweiligen Herstellern. Sie stehen hier als Angabe der Kompatibilität; eine Partnerschaft oder Empfehlung ist damit nicht behauptet.
Was die Anbindung kann
Was beim Anwender in der Kachel steht, entscheidet Ihre Schnittstelle. Deshalb steht hier nicht, was wir könnten, sondern was die 64 Systeme im Katalog heute tatsächlich beantworten – ausgezählt in dem Augenblick, in dem Sie diese Seite geladen haben.
| Was der Anwender sieht | Systeme | Wozu es dient |
|---|---|---|
| Suche nach einer Rufnummer | 59 von 64 | Die eine Pflichtfunktion. Eine Nummer hinein, der Datensatz heraus – in unter einer Sekunde, während es klingelt. |
| Suche nach einem Namen | 56 von 64 | Für die Suchleiste in der Kachel: Teilwort über Personen- und Firmenname, in einem Aufruf. |
| Firma zum Anrufer | 36 von 64 | Damit nicht nur ein Name dasteht, sondern das Haus, für das er anruft. |
| Kundennummer | 26 von 64 | Die Nummer, mit der der Anwender in seinem Alltag arbeitet – und nach der er sonst sucht. |
| Verweis, der die Akte öffnet | 18 von 64 | Ein Klick aus der Kachel in Ihr System, ohne zweites Fenster und ohne Suchen. Die kleinste Zahl auf dieser Seite – und der Punkt, an dem sich eine Anbindung am deutlichsten abhebt. |
| Unbekannten Anrufer als Kontakt anlegen | 22 von 64 | Ruft jemand an, den es noch nicht gibt, legt das Portal ihn nach dem Gespräch in Ihrem System an – nur wenn der Anwender das eigens einschaltet. |
| Gesprächsnotiz zurückschreiben | 27 von 64 | Was nach dem Auflegen notiert wird, steht am Kontakt oder am Vorgang in Ihrem System, nicht in einem zweiten Werkzeug. |
Was Ihr System nicht herausgibt, bleibt in der Kachel leer. Geraten wird nichts – eine falsche Kundennummer ist schlimmer als keine. Welche Felder eine Anbindung trägt, steht öffentlich im Wiki je System.
Was unabhängig von Ihrem System dazukommt
Das Folgende bauen Sie nicht und pflegen Sie nicht. Es läuft im Betrieb und gilt für jede Anbindung gleich – auch für Ihre.
Rufnummern, die zueinander finden
Dieselbe Nummer kommt in fünf Schreibweisen herein. Das Portal vereinheitlicht sie und löst Vorwahlen im Inland wie im Ausland auf – die längste passende gewinnt. Ihre Schnittstelle bekommt eine saubere Nummer.
Mehrere Quellen in einer Antwort
Findet Ihr System den Anrufer nicht, fragt das Portal weiter – das Adressbuch des Anwenders, sein eigenes Nummernbuch. Der Anwender sieht eine Zeile, nicht drei leere Fenster.
Die Warteschlange bedienen
Über welche Warteschlange der Anruf kam, wer ihn angenommen hat – und An- und Abmelden direkt aus der Kachel, ohne ein zweites Programm zu öffnen.
Verpasste Anrufe abarbeiten
Mit Nummer, Ort und Wartezeit, als Liste statt als Zahl. Der Rückruf geht aus derselben Kachel hinaus, und wer erreicht wurde, verschwindet daraus.
Anruflisten mit Bremse
Eine Liste entsteht aus einem Filter in Ihrem System oder aus einer Tabelle – erst nach einer Vorschau mit der Zahl. Sperrliste, Anrufzeiten und eine Versuchsgrenze je Unternehmen gelten dabei für die Automatik wie für den Knopf.
Felder zur Laufzeit erfragen
Kann Ihr System Auskunft über seine eigenen Felder geben, fragen wir es, statt es zu wissen. Dann übersteht eine Anbindung Ihre nächste Version und die Anpassungen Ihrer Kunden.
Ihre Kunden im Ausland
Oberfläche, Kachel und die öffentlichen Seiten stehen in 24 Sprachen. Ein Kunde von Ihnen außerhalb des deutschen Marktes bekommt dieselbe Anbindung in seiner Sprache – ohne dass Sie oder wir dafür etwas nachbauen.
Nichts auf den Arbeitsplätzen
Keine Installation, kein Server beim Anwender, keine Gerätetreiber. Die Kachel läuft im Webex-Client, den Ihre Kunden ohnehin geöffnet haben.
Was wir anbinden können
Praktisch jedes System, das über HTTP erreichbar ist und JSON zurückgibt. Der Katalog kennt 7 Anmeldeverfahren, und es ist noch keines dazugekommen, das nicht gepasst hätte:
Anmeldung
Authorization: Bearer …-
Eigene Kopfzeile, etwa
X-Api-Key -
Schlüssel in der Adresse (
?token=…) - Basic Auth, auch mit Schlüssel als Benutzername
- OAuth 2 – Client Credentials, mit Erneuerung
- Digest, für Systeme, die es noch verlangen
- Signatur je Anfrage (HMAC)
Antwortformen
- Liste von Datensätzen, beliebig tief verschachtelt
- Objekt mit der Kennung als Schlüssel
- Ein einzelner Datensatz
- Blätternd oder auf einmal
Eigene Protokolle
JSON-RPC, OData und Microsoft Graph sind als eigene Anbindungen umgesetzt. Ein Sonderfall ist kein Ausschlussgrund – er ist nur mehr Arbeit auf unserer Seite, nicht auf Ihrer.
Welches Format wir brauchen
Eine Anbindung ist bei uns eine Beschreibungsdatei, kein Programm . Das ist der Grund, warum sie an einem Tag steht. So sieht sie aus – gekürzt, aber echt:
'basis' => 'https://{instanz}/api',
'auth' => ['art' => 'bearer', 'feld' => 'api_key'],
'suche' => ['pfad' => '/kunden/suche?telefon={nummer}',
'liste' => 'data'],
'abbildung' => [
'name' => ['{vorname} {nachname}', 'firma'],
'firma' => 'firma',
'kundennummer' => 'kundennr',
'kennung' => 'id',
'telefone' => ['telefon', 'mobil', 'zentrale'],
'url' => 'https://{instanz}/kunde/{id}',
],Damit das trägt, brauchen wir von Ihnen genau das, was in dieser Datei steht: die Adresse, das Anmeldeverfahren, den Pfad der Suche und die Namen Ihrer Felder. Eine anonymisierte Beispielantwort genügt uns dafür – echte Kundendaten brauchen wir nicht, um eine Anbindung zu bauen.
Die beiden Endpunkte, um die wir bitten
1 · Suche nach Rufnummer
GET /api/kunden/suche?telefon=%2B4952512020505
Entscheidend ist nicht der Pfad, sondern der Vergleich . Reduzieren Sie beide Seiten auf reine Ziffern und prüfen Sie über die letzten neun Stellen – dann sind „05251/2020505“, „+49 5251 2020505“ und „+49 (0)5251 2020505“ dieselbe Nummer. Genau daran scheitern die meisten Anbindungen. Durchsuchen Sie alle Telefonfelder, nicht nur das erste: Vom Handy wird am häufigsten angerufen.
2 · Suche nach Namen
GET /api/kunden/suche?name=Beispiel
Für die Suchleiste in der Kachel – damit niemand Ihr System in einem zweiten Fenster öffnen muss, nur um eine Rufnummer zu finden. Zehn Treffer genügen.
Hilfreich sind außerdem: das Adressmuster einer Kundenakte (damit der Klick aus der Kachel in Ihr System führt), die Auskunft, ob Ihre Liste ab einer bestimmten Menge blättert, und wie oft wir abfragen dürfen. Wir raten nichts: Ein Verweis, der ins Leere zeigt, ist schlimmer als keiner.
Woher die Zahlen kommen
Wir nennen keine Zahl, die wir nicht selbst gemessen haben, und wir nennen dazu, wie und wann. Was hier fehlt, fehlt bewusst – ein geschätzter Prozentsatz ist im Vertrieb bequem und im ersten technischen Gespräch peinlich.
| Zahl | Wie gemessen | Was sie nicht ist |
|---|---|---|
|
3.579 Datensätze in 2,1 Sekunden |
Ein einzelner Abruf gegen die Produktivinstanz eines Kfz-Fachsystems am 01.09.2026, aus unserem Rechenzentrum, ohne etwas zu speichern. | Kein Lastversuch. Bei zehnmal so vielen Datensätzen kann es anders aussehen – dann blättert die Schnittstelle vermutlich. |
|
80,7 % telefonisch auflösbar |
Aus denselben 3.579 Datensätzen: 2.888 tragen mindestens eine Rufnummer, die sich zu einer gültigen Nummer vereinheitlichen lässt. Gezählt wurde je Kunde, nicht je Nummer. | Kein Branchenwert. Ein Wert aus echten Daten – ein anderer Bestand liegt höher oder tiefer. |
| 64 Systeme, 58 mit Direktabfrage | Ausgezählt aus dem Katalog dieses Portals, in dem Augenblick, in dem Sie diese Seite geladen haben. Von den 64 Systemen antworten 58 im Moment des Anrufs: 53 über eine Beschreibungsdatei, 5 über eine eigene Anbindung im Quelltext – DATEV, Microsoft 365 (Outlook), Odoo, SAP Cloud for Customer und zvoove Recruit sprechen kein REST, sondern ihre eigene Sprache. 5 weitere liefern ihren Kundenstamm nur am Stück und stehen Kunden deshalb nicht zur Auswahl. | Keine Bewertung. Der Katalog sagt, welches System eine Rufnummer beantworten kann – welches für Ihren Fall das richtige ist, klärt der Testzugang. |
|
1–2 Tage Entwicklerzeit |
Erfahrungswert aus den bisher gebauten Anbindungen, für zwei Suchendpunkte auf einem bestehenden Datenmodell. | Keine Zusage. Wer seine Rufnummern erst normalisieren muss, braucht länger – das sagen wir vorher, nicht hinterher. |
Gemessen wird mit Werkzeugen, die zum Portal gehören und die wir Ihnen im Gespräch zeigen: Die Struktur einer Antwort lässt sich auswerten, ohne ihre Werte zu behalten, und eine Anbindung lässt sich durchspielen, ohne eine Zeile zu speichern. Wir arbeiten ungern mit Zahlen, deren Herkunft niemand mehr kennt.
Drei Fragen, die an dieser Stelle kommen
„Was kostet uns das?“
Auf Ihrer Seite die Entwicklerzeit für zwei Endpunkte. Bei uns entsteht daraus die Anbindung; dafür berechnen wir eine einmalige Bearbeitungspauschale von 899,00 € zzgl. USt. – fällig erst, wenn die Schnittstelle funktioniert. Es gibt keine Lizenzgebühr, keine Mindestabnahme und keinen Exklusivvertrag. Laufend abgerechnet wird beim Anwender, der die Kachel oder das Vertriebskontrolling bucht.
„Und wenn wir uns anders entscheiden?“
Ihre Endpunkte gehören Ihnen. Ein Kunde, der den Schlüssel zurückzieht, beendet die Anbindung sofort – ohne dass jemand bei uns etwas tun muss. Eine Bindung entsteht an keiner Stelle.
„Was passiert mit den Daten unserer Kunden?“
Bei der Direktabfrage bleibt der Bestand vollständig bei Ihnen. Wir fragen nach einer Rufnummer und zeigen die Antwort an – gespeichert wird davon nichts. Nur wenn Ihr System keine Suche anbietet, brauchen wir einen Abzug, und auch dann nur fünf Felder.
Wie es abläuft
- Ein Gespräch zwischen den Entwicklern. Eine Stunde genügt. Wir zeigen, was das Portal aus Ihren Feldern macht.
- Ein Testzugang. Ein Schlüssel für eine Instanz. Wir prüfen Ihre Antwort und melden zurück, was wir sehen – auch, was uns an Ihren Daten auffällt.
- Ihr Endpunkt. Suche nach Rufnummer und Namen. Ein bis zwei Tage; die Spezifikation liegt vor, bevor Sie anfangen.
- Produktiv. Ihr System steht im Katalog. Jeder Ihrer Kunden kann es auswählen und seinen eigenen Schlüssel eintragen.
Was mit den Daten geschieht
Es werden keine Gesprächsinhalte verarbeitet. Die Rufnummer wird ausschließlich dazu benutzt, im System des Anwenders nachzuschlagen. Bei der Direktabfrage bleibt Ihr Bestand vollständig bei Ihnen – wir halten keine Kopie. Beim nächtlichen Abgleich legen wir je Kunde ab, was für die eine Frage „wer ruft an“ gebraucht wird: Nummer, Name, Firma, Kundennummer, Verweis. Keine Adressen, keine Umsätze, keine Notizen.
Jeder Anwender trägt seinen eigenen Schlüssel ein. Er wird verschlüsselt hinterlegt und ist danach auch für den, der ihn eingetragen hat, nicht mehr auslesbar. Zur Datenschutzerklärung
Sprechen wir darüber
Ein Termin mit Ihrem Entwickler und unserem. Eine Stunde genügt – danach wissen beide Seiten, ob es passt.
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Wolfgang-Udo Mertens
Geschäftsführer · Haus iT Service & Vertrieb
ein Geschäftsbereich der Mentor GmbH, Paderborn
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