Ihr Sprachassistent fragt: Wer ruft da an?
Ein Sprachassistent nimmt ab, bevor ein Mensch es tut. Er weiß dabei nicht, wer anruft – aber er kann fragen. Diese Seite zeigt, wie Sie ihm die Frage beibringen.
Es braucht keinen Vertrag und keinen Partnerstatus. Sie erzeugen einen Schlüssel in Ihrem Portal und tragen fünf Angaben in Ihrem Assistenten ein. Wenn Ihre Plattform eigene Schnittstellenaufrufe erlaubt, sind Sie in zehn Minuten fertig.
- Das Telefon klingelt Der Assistent nimmt ab
- Der Assistent fragt nach der Nummer
- Haus iT Caller ID vereinheitlicht sie
- Ihr CRM oder ERP schlägt nach Ihre Kundendaten bleiben hier
- Das Gespräch beginnt mit dem Namen
- Übergabe an Webex die Kachel zeigt dieselbe Person
Zuerst: Kann Ihre Plattform das?
Drei Dinge muss sie können. Fehlt eines, hilft der Rest nicht – und es ist besser, das jetzt zu wissen als nach dem dritten Versuch:
- Während des Gesprächs eine fremde Schnittstelle aufrufen. Je nach Anbieter heißt das „Function Calling", „Custom Tool", „Webhook Tool" oder „API-Anfrage"
- Dabei eine eigene Kopfzeile setzen. Ohne sie kommt der Schlüssel nicht mit, und ohne Schlüssel gibt es keine Auskunft. Das ist die Hürde, an der die meisten scheitern
- Die Antwort im Dialog verwenden. Ein Assistent, der sie nur ins Protokoll schreibt, sagt den Namen nie
Die fünf Angaben
Jede Plattform benennt die Felder anders, aber es sind immer dieselben fünf:
- Adresse: `https://hausit-portal.de/api/anrufer`
- Verfahren: `POST` – eine Rufnummer gehört nicht in eine Adresszeile, sie stünde danach in jedem Zugriffsprotokoll
- Kopfzeile: `Authorization: Bearer IHR_SCHLÜSSEL` sowie `Content-Type: application/json`
- Rumpf: `{"nummer": "+49…"}` – bei den meisten Plattformen entsteht der von selbst aus der Funktionsbeschreibung
- Funktionsbeschreibung: siehe unten
Die Funktionsbeschreibung
Dieser Block sagt dem Assistenten, wann er fragen soll und wie der Parameter heißt. Er lässt sich unverändert einfügen; in Ihrem Portal steht er noch einmal zum Kopieren.
Der Parametername ist `nummer`. Erwartet wird die Rufnummer möglichst in internationaler Form (`+49…`), aber andere Schreibweisen werden ebenfalls verstanden.
Was zurückkommt
- `treffer` – wahr oder falsch. Bei falsch ist der Anrufer unbekannt; dann sollte Ihr Assistent ganz normal nach dem Namen fragen und nicht so tun, als kenne er ihn
- `name` und `firma` aus Ihrem System
- `kundennummer`, falls Ihr System eine führt
- `quelle` – aus welchem System die Auskunft stammt
- `mehrdeutig` – wahr, wenn mehrere Kontakte dieselbe Nummer tragen
- `hinweis` – ein Satz für den Assistenten, wie er den Namen behandeln soll
- `ansprache` – derselbe Name, aber zum Aussprechen: ohne Rechtsform, mit „und" statt „&"
Ein Name zum Anzeigen ist keiner zum Aussprechen
Die Webex-Kachel zeigt den Namen, Ihr Assistent sagt ihn. Das ist nicht dasselbe: Aus „Mustermann - Beispiel & Partner oHG" wird vorgelesen „Mustermann Strich Beispiel und Partner o-H-G".
Deshalb steht neben `name` das Feld `ansprache` – derselbe Name ohne Rechtsform, mit ausgeschriebenem „und" und ohne Bindestriche zwischen Wörtern. `name` bleibt unverändert: Er gehört in die Anzeige und in jedes Protokoll. Wer begrüßt, nimmt `ansprache`; wer den Datensatz meint, nimmt `name`.
Die zwei Felder, die man leicht übersieht
`mehrdeutig` und `hinweis` gehören in die Anweisung Ihres Assistenten. Der Grund: Ein Name ist eine Auskunft über den Anschluss, nicht über die Person am Apparat. Wer unter der Nummer einer Kanzlei, einer Praxis oder einer Zentrale anruft, ist oft nicht der, der im System danebensteht.
Der Assistent darf den Namen zum Ansprechen benutzen. Als Ausweis taugt er nicht: Wer eine kundenbezogene Auskunft verlangt, muss sich weiterhin ausweisen – am Telefon wie am Schalter.
Ein Schlüssel je Assistent
Erzeugen Sie für jeden Assistenten einen eigenen Schlüssel mit eigener Bezeichnung. Dann steht im Portal, welcher fragt und wie oft – und ein einzelner lässt sich sperren, ohne die anderen abzuschalten.
Der Schlüssel gilt für einen Mandanten. Das ist keine Einschränkung, sondern der Schutz: Ein Assistent, der für ein anderes Haus abnimmt, kann damit keine fremden Kontakte auflösen.
Wenn es nicht geht
Im Portal gibt es einen Funktionstest: Sie geben eine Rufnummer ein, die Sie kennen, und sehen genau die Antwort, die ein Assistent bekäme. Der Schlüssel wird dabei nicht geprüft – er liegt nicht bei uns.
Antwortet der Test mit einem Namen und Ihr Assistent trotzdem nicht, liegt es am Schlüssel oder an der Adresse, nicht an den Daten. Antwortet der Test ebenfalls nicht, fehlt die Anbindung an Ihr CRM – dann ist der Assistent nicht das Problem.
Bleibt das fremde System stumm, bricht die Abfrage nach höchstens 4,1 Sekunden ab. Ihr Assistent wartet nicht länger, als ein Gespräch es verträgt.
Häufige Fragen
Was brauche ich, damit mein Sprachassistent den Anrufer kennt?
Einen Schlüssel aus dem Haus-iT-Portal und fünf Angaben in Ihrem Assistenten: Adresse, Verfahren POST, eine Kopfzeile mit dem Schlüssel, die Rufnummer im Rumpf und eine kurze Funktionsbeschreibung. Mehr nicht.
Funktioniert das mit meiner Plattform?
Wenn Ihr Assistent während des Gesprächs eine eigene Schnittstelle aufrufen kann und dabei eine eigene Kopfzeile setzen darf: ja. Kann er nur nach dem Gespräch einen Webhook schicken, reicht es nicht – dann kommt die Antwort zu spät.
Was kostet die Anbindung?
Der Zugang ist Teil des Portals. Abgerechnet wird die Webex-Kachel je Nutzer und Monat; die Schnittstelle für Assistenten kommt nicht zusätzlich obendrauf.
Werden Gesprächsinhalte verarbeitet?
Nein. Wir bekommen eine Rufnummer und antworten mit einem Namen. Was im Gespräch gesagt wird, erreicht uns nicht.
Was ist, wenn mehrere Kontakte dieselbe Nummer haben?
Dann steht das in der Antwort: Das Feld „mehrdeutig" ist dann wahr. Bei einer Zentrale oder einer Praxis ist der Name keine Auskunft über die Person am Apparat – und Ihr Assistent sollte ihn dann nicht wie einen Ausweis behandeln.
Kann ich mehrere Assistenten anbinden?
Ja, und Sie sollten es: Jeder bekommt einen eigenen Schlüssel mit eigener Bezeichnung. Dann ist an den Zahlen im Portal zu sehen, welcher fragt – und ein einzelner lässt sich sperren, ohne die anderen abzuschalten.