Sie kennen den Moment: Besichtigung vereinbart, Rückruf zugesagt, Preis besprochen – und dann klingelt das nächste Telefon. Der Vermerk in Propstack hätte drei Zeilen gebraucht. Geschrieben wird er abends, wenn überhaupt.
Das ist keine Frage von Disziplin. Es ist die Frage, wie viele Handgriffe zwischen dem Auflegen und dem fertigen Eintrag liegen: Fenster wechseln, Kontakt suchen, Aktivität anlegen, Typ wählen, tippen, speichern. Sechs Schritte für drei Zeilen.
Was sich ändert
Sie legen auf. In der Webex-Seitenleiste steht der Kontakt, mit dem Sie gerade gesprochen haben – und darunter ein leeres Feld. Sie schreiben Ihre drei Zeilen und drücken Speichern. Der Vermerk steht in Propstack, am richtigen Kontakt, in der richtigen Kategorie.
- Sie legen aufin Webex
- Das Feld ist schon damit dem richtigen Kontakt
- Sie schreiben drei Zeilenund speichern
- PropstackEintrag am Kontakt, mit Ihrem Namen
Der Name darunter ist Ihrer
Vier Wochen später sucht eine Kollegin im Kontakt nach genau diesen drei Zeilen – und nach dem Namen daneben. Wen kann ich fragen? Diese Frage entscheidet, ob ein Vermerk Wert hat oder nur Platz braucht.
Bei uns schreibt jeder mit seinem eigenen Zugang. Deshalb steht unter dem Eintrag der Name dessen, der telefoniert hat, und nicht der Name des Kollegen, der die Anbindung eingerichtet hat. In einem Büro mit drei Maklerinnen ist das der Unterschied zwischen einem Verlauf und einer Sammelakte.
Und der Anrufer steht schon da, bevor Sie abheben
Dieselbe Seitenleiste zeigt beim Klingeln, wer dran ist: Name, Firma, Kundennummer – aus Ihrem Propstack, nicht aus einem Verzeichnis. Sie heben nicht mehr mit „Guten Tag?" ab, sondern mit dem Namen.
Was Sie dafür nicht tun müssen
- Nichts installieren. Auf den Arbeitsplätzen bleibt alles, wie es ist – es gibt kein Programm, das jemand ausrollen müsste.
- Keine Daten herausgeben. Ihr Kundenstamm bleibt in Propstack. Gefragt wird im Moment des Anrufs; eine Kopie entsteht bei uns nicht.
- Kein Projekt aufsetzen. Einmal verbinden, dann je Mitarbeiter zwei Felder. Danach läuft es.
- Sich nicht festlegen. Das Zurückschreiben ist ein Haken. Wer ihn wegnimmt, hat wieder eine reine Anruferkennung – und verliert nichts, was schon geschrieben wurde.
Auch die Anrufe, über die niemand etwas schreibt
Wenn Sie wollen, entsteht zu jedem Gespräch ein Eintrag – mit Zeitpunkt, Richtung und Dauer, auch wenn niemand etwas notiert hat. Dann lässt sich im Kontakt ablesen, wie oft und wie lange schon gesprochen wurde, bevor ein Exposé überhaupt herausging. Das ist ein zweiter Haken, und er ist Ihre Entscheidung.
Vier Hürden, die üblich sind – und die hier wegfallen
Eine Telefonanbindung an Propstack ist nichts Neues; es gibt sie von mehreren Anbietern, und sie können alle den Anrufer erkennen. Interessant ist, was sie offenlassen – vier Dinge, die im Alltag mehr ausmachen als die fünfte Funktion.
| Die Frage | Wie sie meist beantwortet wird | Bei uns |
|---|---|---|
| Was passiert, wenn Sie die Telefonanlage wechseln? | Die Anbindung gehört zur Anlage – sie geht mit. | Die Anbindung gehört Ihnen. Sie hängt an Ihrem CRM, nicht an Ihrem Telefonanbieter. |
| Muss etwas auf die Rechner? | Häufig ja: eine App je Arbeitsplatz oder ein Zusatzprogramm, das jemand ausrollt und pflegt. | Nichts. Was Sie sehen, läuft im Webex-Client, den Sie ohnehin offen haben. |
| Wo schreiben Sie die Notiz? | Im CRM – also genau nach dem Systemwechsel, der dazu führt, dass sie oft ungeschrieben bleibt. | Dort, wo Sie gerade waren. Das Feld steht schon da, mit dem richtigen Kontakt. |
| Wer hat gesprochen? | Dazu sagt kaum eine Beschreibung etwas. | Jeder schreibt mit seinem eigenen Zugang. Der Name unter dem Eintrag ist Ihrer. |
Und eine fünfte, die selten jemand stellt: Was ist, wenn Ihr Bestand nicht nur in Propstack liegt? Viele Büros führen daneben noch ein Postfach mit Kontakten oder eine zweite Anwendung. Beim Klingeln fragen wir mehrere Systeme nacheinander – der erste Treffer gewinnt. Eine Anbindung, die nur ein System kennt, lässt den Rest im Dunkeln.
Wie Sie anfangen
- Propstack verbindeneinmal, durch die Leitung
- Zugang hinterlegenjeder für sich, zwei Felder
- Telefonierender Rest passiert von allein
Eine Sache sagen wir dazu, weil sie zur Zusage gehört: Dass der Vermerk Ihren Namen trägt, hängt daran, dass Propstack Schlüssel je Benutzer ausgibt. Unsere Anbindung schreibt mit dem Schlüssel dessen, der telefoniert hat – wie Propstack den Eintrag am Ende zeichnet, entscheidet Propstack. Fragen Sie das für Ihr Konto nach; wir behaupten nur, was wir belegen können.
Häufige Fragen
Wie verbuche ich ein Telefonat in Propstack?
Sie legen auf, schreiben zwei Sätze in das Feld, das in Webex erscheint, und drücken Speichern. Der Vermerk steht im Kontakt. Sie haben Propstack dafür nicht geöffnet.
Unter wessen Namen erscheint der Vermerk?
Unter dem Namen dessen, der telefoniert hat. Jeder schreibt mit seinem eigenen Zugang – es gibt keinen Sammelzugang, unter dem alle gleich heißen.
Was kostet mich die Einrichtung an Zeit?
Einen Nachmittag für niemanden. Ihre Geschäftsführung verbindet das Büro einmal, jeder Mitarbeiter hinterlegt danach seinen Schlüssel – das sind zwei Felder. Auf den Rechnern wird nichts installiert.
Sieht der Anrufer aus, bevor ich abhebe?
Ja. Name, Firma und Kundennummer stehen in der Webex-Seitenleiste, während es klingelt – gemessen rund 250 Millisekunden nach dem ersten Ton.
Werden meine Kundendaten kopiert?
Nein. Gefragt und geschrieben wird in Ihrem Propstack, im Moment des Anrufs. Bei uns entsteht keine Kopie Ihres Bestands – und auf Ihren Arbeitsplätzen liegt keine Software.
Kann ich das wieder abschalten?
Jederzeit, mit einem Haken. Dann liest die Anbindung nur noch, und das Notizfeld verschwindet. Nichts, was schon in Propstack steht, wird dabei angerührt.