Microsoft 365 (Outlook): bellers herkennen in Webex
Directoryservice · alle branches · internationaal
Belt iemand van wie het nummer in Microsoft 365 (Outlook) staat, dan noemt de Webex-zijbalk zijn naam – nog voordat u opneemt. Er wordt opgezocht in uw eigen Microsoft 365 (Outlook), op het moment van het gesprek. Bij Microsoft 365 (Outlook) komt daar het bedrijf bij.
- De telefoon gaat Inkomend gesprek
- Webex meldt het nummer
- Haus iT Caller ID maakt het uniform
- Uw Microsoft 365 (Outlook) zoekt op Uw klantgegevens blijven hier
- De zijbalk noemt de beller
Wat de koppeling met Microsoft 365 (Outlook) levert
- Vindt op telefoonnummer – ja Zodra de telefoon gaat, wordt het nummer van de beller in dit systeem opgezocht. Dat is de basisprestatie; zonder haar zou de koppeling niet bestaan.
- Vindt op naam – ja In de zoekbalk van de Webex-tegel kan ook een naam worden ingetypt. Zonder die mogelijkheid beantwoordt de koppeling alleen de vraag „wie belt er”.
- Noemt het bedrijf – ja Bij de naam van de beller komt het bedrijf waar hij werkt – voor zover het in het systeem is bijgehouden.
- Noemt het klantnummer – nee Het klantnummer uit het systeem staat ernaast. Wie het al ziet voordat hij opneemt, hoeft er niet naar te vragen.
- Verwijst naar het dossier – nee Een klik in de tegel opent het dossier in het systeem zelf – zonder zoeken, zonder aanmelden.
Deze gegevens worden niet met de hand bijgehouden, maar gelezen uit dezelfde beschrijving waarop ook de bevraging draait. Ze kunnen dus niet verouderen zonder dat de koppeling meeverandert.
Hoe de bevraging werkt
Gaat de telefoon, dan meldt Webex het nummer aan het portaal. Het portaal bevraagt daarmee uw Microsoft 365 (Outlook) – met de toegangsgegevens die uw huis daarvoor heeft vastgelegd – en geeft terug wat het gevonden heeft. Er is geen nachtelijke synchronisatie en geen kopie van uw klantenbestand bij ons.
Het resultaat wordt tijdelijk bewaard, zodat hetzelfde nummer niet bij elk gesprek opnieuw wordt opgevraagd: treffers 14 dagen, mislukte zoekopdrachten 24 uur.
Wat u in Microsoft 365 (Outlook) nodig hebt
- Verzeichnis-Kennung
- Anwendungs-Kennung
- Geheimnis geheim
- Gemeinsames Postfach (freiwillig)
Waar deze gegevens in uw systeem te vinden zijn, loopt het portaal bij de inrichting stap voor stap met u door.
De koppeling wordt één keer voor het hele huis ingericht. Welke medewerker de Webex-tegel daarna mag gebruiken, beslist de directie of de IT-leiding in het portaal – de tegel wordt per gebruiker afgerekend, ingericht betekent dus niet vrijgegeven.
Grenzen van deze koppeling
- Microsoft 365 (Outlook) levert via deze koppeling geen klantnummer. De regel blijft dan leeg – er wordt niet geraden.
- Een klik naar het dossier is bij Microsoft 365 (Outlook) niet mogelijk: het systeem levert geen adres waarop het contact geopend zou kunnen worden.
- Een contactsysteem kent klanten – geen leveranciers, geen overheden, geen vaklieden. Voor alles wat daar nooit in zal staan, is er het eigen nummerboek in het portaal.
Als u zelf belt
U typt een naam in de zoekbalk van de tegel – Microsoft 365 (Outlook) levert de daar opgeslagen nummers, en één klik laat Webex bellen.
- De zoekbalk naam typen
- Uw Microsoft 365 (Outlook) levert de nummers Uw klantgegevens blijven hier
- De tegel toont ze elk apart
- Webex belt met één klik
Elk opgeslagen nummer staat apart, met zijn aanduiding – kantoor, mobiel, privé. Anders krijgt wie vanaf zijn mobiel belde een terugbelpoging op het bureau waar hij niet zit.
Bellen doet de Webex-client. Het portaal bouwt geen verbinding op – het geeft het nummer door aan uw besturingssysteem, en dat geeft het aan Webex.
Bellen vanuit Microsoft 365 (Outlook) – een klik op een nummer in het systeem zelf – is niet mogelijk. De koppeling leest in uw systeem en schrijft er niets in; op de werkplekken wordt niets geïnstalleerd. Wie het omgekeerd nodig heeft, komt er via Haus iT TAPI.
Zo ziet het eruit
Vragen over Microsoft 365 (Outlook) en Webex
Hoe zie ik in Microsoft 365 (Outlook) wie er belt?
U ziet het niet in Microsoft 365 (Outlook) maar in Webex: Haus iT Caller ID zoekt het nummer op in uw Microsoft 365 (Outlook) terwijl de telefoon gaat en toont het resultaat in de zijbalk van de Webex-client – voordat u opneemt.
Wat staat er dan in de tegel?
Altijd de naam van de beller. Daarbij het bedrijf, voor zover het in het dossier is ingevuld. Een verwijzing naar het dossier biedt dit systeem niet.
Wat heeft de koppeling met Microsoft 365 (Outlook) nodig?
Deze gegevens: Verzeichnis-Kennung, Anwendungs-Kennung, Geheimnis, Gemeinsames Postfach (freiwillig). Waar ze in Microsoft 365 (Outlook) staan, laat het portaal bij de inrichting zien.
Worden mijn klantgegevens gekopieerd?
Nee. Er wordt rechtstreeks in uw Microsoft 365 (Outlook) gevraagd, op het moment van het gesprek. Er ontstaat geen kopie van uw klantenbestand bij ons, en er worden geen gespreksinhouden verwerkt.
Wat gebeurt er als de beller niet in Microsoft 365 (Outlook) staat?
Dan blijft hij voorlopig onbekend – een contactsysteem kent klanten, geen leveranciers of overheden. Daarvoor is het eigen nummerboek in het portaal: wie eenmaal benoemd is, wordt voortaan herkend.
Wat kost het?
Het portaal met overzicht, gesprekkenlijst en nummerboek is gratis, zonder beperking van werkplekken. De Webex-tegel wordt per gebruiker per maand afgerekend.
